13 claves para exprimir al máximo Gmail

Escrito por Berto Pena, el 14 Mayo 2009 en Guías

Icono Gmail Hace algunas semanas escribí el artículo 13 trucos para exprimir al máximo GReader, así que me ha parecido muy oportuno y en cierto modo complementario hacer algo similar con el "hermano mayor" de la familia, el servicio estrella de Google junto a su buscador, por supuesto.

De Gmail se han escrito libros y hay blogs dedicados en exclusiva a este servicio, de modo que condensar en un único artículo lo más importante es complicado. A continuación he recogido las principales claves, los mejores extras para aumentar su funcionalidad así como una serie de recomendaciones y sugerencias de productividad para gestionar y procesar el correo de forma más eficiente.

1Conéctate de forma segura por https

Mucha gente sigue accediendo a Gmail en su versión estándar en cuanto a seguridad se refiere y desconoce que hay disponible una versión con encriptación SSL. Es absolutamente recomendable que siempre que te conectes lo hagas mediante SSL tanto si accedes desde casa, la oficina o el ordenador de un cibercafé.

Para ello sólo tienes que añadir una s a la URL de Gmail: https://www.gmail.com. Es muy posible también que lo tengas almacenado en los Favoritos de tu navegador, no olvides modificar la dirección también ahí para entrar siempre en "modo seguro".

O si lo prefieres, para forzar que siempre se conecte por SSL, haz lo siguiente: en Gmail, entra en "Configuración" y al final de la solapa "General", asegúrate de tener activada la opción "Usar siempre https". (Aquí tienes más información sobre la seguridad SSL de Gmail.)

2Aprende los atajos de teclado más importantes

En Gmail casi todo se puede hacer desde el teclado. Ya sabéis los que me leéis lo que eso me gusta. En una aplicación donde eminentemente se escribe, poder ejecutar las acciones más comunes y habituales desde el teclado supone menos idas y venidas a tu ratón o trackpad, y eso te permite trabajar de forma más eficiente y rápida.

Si no tienes activados ya los atajos de teclado vete a "Configuración" donde podrás hacerlo dentro de la solapa "General". Una vez hecho, ya podrás utilizar y además consultar en cualquier momento la lista de atajos simplemente pulsando a la vez las teclas Mayúsculas+?. Elige ahí las que más utilices o más puedas necesitar, pero si tuviera que recomendarte algunos, sin duda te diría los siguientes:

Tecla R para responder a un mensaje. No cabe duda que será una de las que más vas a utilizar. Y si quieres responder a todos los destinatarios del mensaje utiliza la tecla A.
Tecla F para reenviar un mensaje.
Tecla . (es el punto) para desplegar el menú "Más opciones" cuando estás visualizando un mensaje.
Teclas para moverte entre los mensajes y las conversaciones. Hay varias, y si manejas un número elevado de mensajes te aprovecharás de ellas más de lo que te imaginas: N (ir al mensaje siguiente), P (ir al mensaje anterior), O o bien Enter para abrir un mensaje. (Aquí tienes todas las combinaciones explicadas.)
Tecla S para marcar un mensaje como "Destacado" (más adelante veremos qué ventajas ofrece esto).
Tecla C para componer un nuevo mensaje. Y si pulsas Mayúsculas+C se abrirá una nueva ventana de composición de nuevo mensaje. Resulta conveniente si quieres escribir en una ventana aparte, despejada y limpia.

Estas son las combinaciones convencionales pero hay una serie de atajos a lo "combo" que yo encuentro especialmente útiles. Las teclas no se pulsan a la vez, sino primero una y luego otra:

Pulsa G e inmediatamente después pulsa A para ir a "Todos" los mensajes.
Pulsa G y luego S para ir a "Destacados".
Pulsa G y luego C para ir a tus "Contactos" (¡muy útil!)
Pulsa G y luego I para ir a los mensajes "Recibidos".

Quizá el ver tanto atajo junto te abrume o desanime. Para ir aprendiendo atajos yo siempre recomiendo lo siguiente: primero anota los más útiles para ti, empieza por pocos, tres, cuatro o cinco, anótalos en un post-it junto a tu monitor (por ejemplo), y a medida que los vayas aprendiendo añade nuevos, pero siempre poco a poco y que de verdad te resulten útiles.

Aprenderse los atajos de Gmail, más que recomendable, es casi imprescindible

3Utiliza los bookmarklets de Gmail en tu navegador

Con estos bookmarklets, esto es, "pequeños" favoritos que se alojan en la Barra de Favoritos de tu navegador, podrás componer un mensaje o enviar la página que estás visualizando sin tener que ir a Gmail, lo que resulta muy cómodo. (Para instalarlos recuerda, pincha sobre el link y sin soltar arrástralo hasta la barra de tu navegador.)

Nuevo Mensaje. Al pincharlo se abrirá una ventana nueva (también https) donde componer tu mensaje sin abandonar claro la página en la que estuvieras. Este en particular yo lo utilizo con mucha frecuencia.
Enviar Link. Al pincharlo se abrirá también una ventana de composición de nuevo mensaje en Gmail (también https) con el link de la página que estés visitando dentro del cuerpo del mensaje.

4Organiza tu correo con los "Filtros" y las "Etiquetas"

Este punto está especialmente recomendado a las personas que "sufren" un importante volumen de correo diario. Además de los correos propios de nuestro trabajo, tenemos los de nuesros amigos, familiares, suscripciones y newsletters, el spam por supuesto, envíos autorizados de tiendas en las que compramos, y últimamente cada vez recibimos más otros correos que provienen de las redes sociales: alguien ha decidido seguirte en Twitter, un conocido te invita a un grupo de Facebook, otro te manda una invitación para ir a un evento de Last.fm, alguien ha comentado una foto tuya en Flickr y un largo etcétera. (La solución podría ser por supuesto deshabilitar las notificaciones en esos servicios, pero nosotros vamos a tomar otro camino distinto.)

No todos los correos tienen la misma prioridad ni pueden —no deben— captar nuestra atención por igual. No es lo mismo un correo enviado por nuestro jefe o supervisor que el que nos envía un amigo con una presentación-broma de esas que tanto abundan. Es por ello que el uso combinado de los Filtros y las Etiquetas resulte, más que recomendable, casi necesario en nuestros días. (Recuerda que podrás crear y modificar ambos en "Configuración" y luego "Etiquetas" o "Filtros".)

Filtros en Gmail
Si tienes muchos correos organizarlos "a mano" es una malísima decisión, por la cantidad de tiempo y energía que consume. Para ello están los Filtros de Gmail: nosotros fijamos unas reglas para aplicar a todos los mensajes que nos vayan llegando y la aplicación automáticamente va haciendo "algo" con ellos, lo que nosotros le digamos. Es por ello muy importante que seamos coherentes e inteligentes a la hora de diseñar nuestros filtros.

Yo te recomiendo sentarte cinco minutos papel y boli en mano para "diseñar" tu estrategia de Filtros. No, no es excesivo, créeme. He visto personas que tienen más de cincuenta o hasta cien filtros. Como no seas un poco cuidadoso y traces una estrategia de filtros adecuada te puedes ahogar en un mar de mensajes y filtros, y harás bueno eso de "peor el remedio que la enfermedad".

Etiquetas en Gmail
Las etiquetas en Gmail actúan como las etiquetas clásicas pero además como Carpetas. De modo que un conjunto de mensajes "etiquetados" como "Publicidad", por ejemplo, estarán almacenados —todos juntos— dentro de la carpeta "Publicidad". Sólo tienes que crear uno o varios filtros para decirle a Gmail que a todos los mensajes de tal destinatario, le asigne la etiqueta "Publicidad", esto es, que los mande a la carpeta "Publicidad". Y así con el resto de mensajes que tú quieras clasificar automáticamente.

En Gmail las Etiquetas pueden asociarse a un color. Hay muchos y variados pero yo te recomiendo tambiñen que los elijas cuidadosamente. Son ayudas visuales que en ningún modo deben y pueden contribuir a despistarte. Elige los colores más vivos o los más familiares para ti para las Etiquetas (carpetas) más sensibles: correos del trabajo, de tu jefe, clientes, etc.; y asigna los de tonos más apagados o colores suaves a los correos menos importantes (notificaciones de Twitter, etc.)

Las Etiquetas son potentes, versátiles y flexibles, ¡sácales partido!

5Utiliza los "Destacados" como tu aliado diario

La carpeta "Destacados" (la de la estrellita) es un gran complemento a las carpetas (Etiquetas) que nosotros creamos en Gmail. A "Destacados" podemos enviar de forma automática o bien manual (con el atajo que hemos visto anteriormente), correos de especial relevancia, que requieren una lectura más pausada o bien una revisión a fondo.

Puedes crear un filtro para que los mensajes enviados por ciertas personas siempre vayan ahí, o bien, cuando estés revisando —procesando prefiero decir— tu correo marques uno o dos mensajes como "Destacado" y sigas revisando el resto. No te pares a leerlos, avanza y luego con tiempo ya podrás volver con calma sobre los mensajes verdaderamente importantes, que ya están guardados en "Destacados".

Si recordáis el artículo hermano a este dedicado a GReader, en el punto 2 proponía hacer lo mismo con feeds: una lectura muy rápida de los mensajes, a modo de "escáner humano", e ir enviando aquellas noticias o artículos importantes a la carpeta "destacados" para su posterior revisión en condiciones.

6¿No quieres organizar? Tienes un Buscador muy potente

No todo el mundo tiene la pasión por la organización que demuestro yo, y esto de crear Filtros, reglas y Etiquetas sencillamente les da pereza. Afortunadamente Google nos ofrece, como no podía ser de otro modo, un buscador muy potente para encontrar cualquier cosa entre nuestros miles de mensajes.

Puedes utilizar el buscador común que siempre está visible en la parte superior, o acceder al potentísimo buscador avanzando que encontrarás bajo el enlace "Opciones de búsqueda". Ahí podrás especificar cualquier criterio imaginable y localizar en pocos segundos el o los mensajes que estás buscando.

7Utiliza un navegador "moderno"

Si vas a utilizar de forma intensiva la versión web de Gmail, y dado que hace un uso intensivo de tecnologías o lenguajes web como Javascript, es muy recomendable utilizar un navegador vamos a decir capaz. No quiero hacer un ataque contra un navegador en particular pero navegadores "modernos" y avanzados como Firefox, Safari, Chrome u Opera se llevan mucho mejor que otros con Gmail, en buena medida gracias a sus potentísimos motores de Javascript. Con una conexión a Internet medianamente ágil, da gusto utilizar el correo web con estos navegadores, y moverse entre mensajes, etiquetas y demás secciones es muy rápido (=eficaz).

8Pon Gmail en tu Escritorio

¿No te acostumbras a utilizar el correo electrónico dentro del navegador? En Mac hay una aplicación llamada Fluid que permite convertir cualquier página web en una aplicación indenpendiente que se ejecuta como otra cualquiera en nuestro Escritorio. Para Windows y Linux (y también Mac) puedes utilizar Prism que viene de la mano de Mozilla y hace exactamente lo mismo. Te permitirá disfrutar de todas las ventajas del correo web de Google pero desde tu Escritorio.

Y si quieres utilizar tu aplicación de correo habitual: Apple Mail, Outlook, Thunderbird, etc. Puedes utilizar Gmail bajo IMAP para tener tus correos siempre sincronizados en todos los lugares (casa, oficina, móvil, etc). Eso sí, recuerda que te perderás muchas de las opciones y funcionalidades que sí están presentes en la versión web de Gmail.

Labs actúa como un supermercado de pequeñas herramientas para mejorar Gmail

9Gmail Labs: vitaminas para tu Gmail

"Gmail Labs: experimentos disparatados" es un apartado dentro de tu Gmail donde Google va lanzando pequeños añadidos, extras o herramientas que complementan las funcionalidades de Gmail. Hay un poco de todo… algunos en verdad son "disparatados" y otros realmente útiles, casi imprescindibles. Vamos a pararnos en algunos de estos últimos:

Enlaces rápidos. Activando esta opción aparecerá en la barra lateral izquierda una caja con enlaces a sitios o elementos destacados o repetitivos. Por ejemplo, si haces con frecuencia una búsqueda compleja, con varios criterios, es buena idea guardarla como enlace rápido. Ahorrarás mucho tiempo.
Respuestas prediseñadas. Ahorra tiempo en aquellos correos en los que muchas veces tienes que escribir lo mismo. Copia el bloque de texto que se repite y guárdalo como respuesta prediseñada. Puedes tener varios según el tipo de mensaje o servicio: soporte técnico, respuestas a un cliente, etc.
Súperestrellas. Como las estrellas de "Destacados" pero con más variedad en la cantidad y tipología de los iconos. Podrás asignar iconos distintivos a mensajes importantes o urgentes. Como siempre, valora si realmente lo necesitas y le vas a sacar partido de verdad, a veces la sobreorganización en lugar de subsanar el problema lo multiplica.
Citar texto seleccionado. Seleccionas con el teclado o el ratón el texto que quieras citar en tu contestación y al Responder aparece en tu nuevo mensaje ese texto. También lo utilizo con bastante frecuencia, muy útil.
Sin Conexión. Hoy en día casi siempre vivimos y trabajamos conectados pero hay ocasiones (viajes en avión, zonas sin cobertura, etc) donde puede ser muy interesante —o necesario— poder trabajar con nuestro correo aun sin tener conexión.

10Si tienes Firefox instala "Greasemonkey"

Greasemonkey es una extensión para Firefox que permite añadir pequeños scripts que modifican y comportamiento de muchas páginas y aplicaciones web que hay en Internet, entre ellas Gmail. En realidad hay montones de scripts que complementan o mejoran tanto el aspecto como la funcionalidad de Gmail. Hay de todo, algunos prescindibles y otros imprescindibles.

El mejor sitio para encontrar estos pequeños programitas es Userscripts.org. Algunos de mis favoritos son Folder4Mail, Gmail Conversation Preview o Gmail Beautifier pero en realidad hay decenas de ellos.

11Centraliza todas tus cuentas de correo en Gmail

¿Tienes varias cuentas de correo? Probablemente sí, mucha gente tiene dos, tres o más cuentas de correo. Gmail permite centralizar hasta 5 cuentas de correo POP para que puedas gestionarlas todas desde la misma aplicación web. A mí me parece muy interesante, cómodo y potente, y si lo organizas todo mediante una estructura sólida y coherente de Filtros y Etiquetas, es una de las soluciones más productivas para la gestión del correo que puede haber.

Por supuesto no sólo podrás recibir correos de esas cuentas, sino "escribir desde ellas". Es decir, gestión total. Ofrece además una ventaja añadida que es evidente pero que hay que destacar por su importancia: poder acceder a todas tus cuentas POP desde una misma aplicación, desde cualquier sitio, ordenador, PDA o teléfono móvil.

Podrás añadir y gestionar tus cuentas en la solapa "Cuentas", dentro de "Configuración".

Tareas es un sencillo pero potente módulo para gestionar tus tareas y cosas que hacer

12¿Necesitas gestionar tus tareas? Instala "Tareas" de Labs

Aunque está disponible en Labs lo destaco en epígrafe aparte por su importancia. De hecho, precisamente esta misma semana le he dedicado un videotutorial a explicar en qué consiste. "Tareas" se añade como una opción más en el menú lateral de la izquierda y permite "lanzar" un módulo donde gestionar, de forma sencilla pero muy completa, todas tus tareas.

Estas Tareas de Gmail te permiten mantener una lista clásica de tareas que tienes que hacer o bien, utilizando distintas listas, aplicar por ejemplo el método GTD para desarrollar un sistema más completo y avanzado de organización de tus proyectos. Además, una vez actives esta función, podrás convertir cualquier correo entrante en una nueva tarea, aspecto muy interesante cuando hoy en día muchas de las tareas de nuestro trabajo "nacen" de correos que nos envía nuestro jefe, un cliente, etc.

13Consejos para "procesar" el correo en Gmail

Cierro intencionadamente esta guía con una serie de consejos o sugerencias para ser más productivos y eficaces a la hora de gestionar nuestro correo en general, y Gmail en particular. Tómalas como siempre como claves que te propongo y aplica aquellas que realmente te sirvan a ti:

Momentos de revisión. Tener permanentemente abierto Gmail o revisarlo cada quince minutos es pasaporte directo al país de la improductividad. Ciérralo y elige mejor ciertos momentos del día para "revisar tu correo" y hazlo de forma estricta. Si no recibes muchos mensajes al día puedes revisar a media mañana y a media tarde, y si en cambio recibes muchos, elige por ejemplo cuatro momentos: al comienzo del día, al final de la mañana, a media tarde y por la noche. A título personal es uno de los micro-cambios que más efecto han tenido en mi Productividad personal.
Revisa y procesa en bloque. Aprovechando que ya le vas a dedicar un momento del día a ello, procesa todos los correos que te hayan entrado. No mires cuatro o cinco y dejes otros doce por mirar. Ya que te pones, hazlo de un tirón, aunque suponga responder a muchos de ellos.
Aplica la regla del minuto. O de los dos minutos, como prefieras. Si puedes contestar a un correo y "cerrar el tema" en un minuto, hazlo. No lo marques para revisar más adelante, responde en el acto y ciérrale la puerta a algo que potencialmente puede consumir más energía y tiempo.
Respuestas ágiles y breves. Muchos llevamos la literatura en la sangre y nos cuesta sintetizar y responder de forma sucinta. Intenta que tus correos sean cortos, directos y claros. Te ahorrarás mucho tiempo y también se lo ahorrarás a la otra persona.
Evita los notificadores. Tener un notificador que cada tres minutos nos está diciendo "tienes un email" es garantía de vivir y trabajar con permanentes distracciones. Si de verdad quieres terminar tu trabajo y aprovechar bien cada minuto, evítalos y desinstálalos.
Procesa y ordena rápido. La inmensa mayoría de los correos que recibimos no son transcendentes y otros no valen para nada. Pero hay muchos importantísimos. Como decía antes, no podemos, no debemos, dedicar la misma energía a unos y otros. Practica la lectura tipo "escaner humano", leyendo en la lista rápidamente y marcando (enviando) a "Destacados" aquellos sobre los que tienes que volver con más detenimiento, bien por la importancia del remitente o la naturaleza del mensaje.

Como decía al principio es un tema muy rico y variado y que realmente da para muchos artículos. He intentado hacer una selección de lo que considero más importante o lo que me ha funcionado bien en mi propioa experiencia con Gmail. Espero que te ayude y le saques partido.

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Publicado por VRedondoF para UI el 5/22/2009 07:25:00 PM