comparamos tres aplicaciones ofimáticas web
Las mejores herramientas para crear documentos en equipo
Conclusiones generales
Las aplicaciones web ofimáticas son una alternativa gratuita para editar textos, crear hojas de cálculo o realizar presentaciones sin necesidad de instalar uno de los programas tradicionales de escritorio como el Office de Microsoft. Se manejan a través de un navegador y sólo requieren una conexión a Internet. Reúnen además numerosas ventajas para colaborar con otros usuarios en la edición simultánea de documentos, algo impensable hasta la fecha, ya que habilitan numerosas y variadas opciones para desarrollar los más diversos trabajos en equipo.
¿Este tipo de programas pueden servir de reemplazo a las suites ofimáticas convencionales, como Microsoft Office u Open Office? Con el fin de responder a este interrogante, CONSUMER EROSKI ha analizado durante un mes los tres servicios más populares, todos ellos gratuitos para el usuario:
- Google Docs
- Zoho
- Thinkfree Online
Los tres se caracterizan por su sencillez de uso, sobre todo Google Docs que, como de costumbre en los productos del famoso buscador, apuesta por potenciar la usabilidad y por un diseño muy limpio. La curva de aprendizaje respecto a las aplicaciones que se instalan en el escritorio es mínima. Thinkfree es muy similar al Microsoft Office tradicional (el anterior a la última versión de 2007) y los botones cumplen las mismas funciones.
Los tres servicios coinciden en ofrecer tres aplicaciones básicas: el procesador de textos, la hoja de cálculo y el software de presentaciones. Google añade la posibilidad de enviar formularios, útiles para realizar invitaciones y confirmaciones de asistencia, mientras que Thinkfree dispone del extra de un editor WYSWYG que permite insertar en sus documentos diferentes contenidos de Internet, como fotos de Flickr o vídeos de YouTube. Sin embargo, Zoho sobresale en este aspecto con sus 12 aplicaciones distintas, entre ellas un wiki, un programa de correo electrónico, un calendario o un software para controlar otros ordenadores a distancia, con vistas a realizar un soporte técnico.
La mejor aplicación web ofimática...
Por su sencillez: Google Docs
Por exportar mejor los documentos: Zoho y Thinkfree
Para trabajar en equipo: Google Docs
Para trabajar de forma individual: Thinkfree
Por ser el más completo: Zoho
Por su diseño: Google Docs
Por su similitud con las aplicaciones de escritorio: Thinkfree
Más básicos
Estos programas no resultan tan completos como los que se instalan en el ordenador. Thinkfree proporciona más opciones de edición que el resto y Google Docs es el más básico. La colaboración de varias personas conectadas por Internet para trabajar en un mismo documento funciona bien en Google Docs y en Zoho, aunque siempre que se usa durante un periodo prolongado el programa funciona con lentitud.
Google Docs destaca por su mayor flexibilidad en este aspecto y hasta 10 personas pueden editar a la vez un texto, incluso dentro de un mismo párrafo. Sin embargo, Zoho ofrece un sistema menos ágil que bloquea el párrafo modificado para que no se solapen los cambios. Thinkfree se desmarca de sus dos rivales porque no contempla la edición simultánea y sólo se puede trabajar en los contenidos de forma individual.
En general, mientras los procesadores de texto trabajan con una agilidad similar a la de las aplicaciones de escritorio, las hojas de cálculo son más lentas y los programas de presentaciones proporcionan menos opciones (con Thinkfree y Zoho como los mejores) respecto al software correspondiente que se instala en el ordenador.
Por otro lado, Zoho y Thinkfree ofrecen un gigabyte para almacenar todos los documentos, una capacidad mayor que el límite de 5.000 archivos de Google Docs. La propuesta del buscador también queda la última de la prueba en cuanto al tamaño de los contenidos que se pueden cargar en el servidor. Zoho y Thinkfree han establecido un límite de 10 megabytes, mientras que Google Docs sólo iguala esta cifra cuando se trata de presentaciones y reduce el tamaño hasta los 500 kilobytes para textos y un megabyte para las hojas de cálculo. Google Docs y Zoho trabajan con los principales formatos ofimáticos, pero Thinkfree se olvida del soporte al OpenDocument, el estándar libre que utiliza Open Office. Los tres servicios exportan a PDF.
Este tipo de servicios ha incorporado una nueva prestación gracias a las aplicaciones ricas de Internet. Se puede trabajar, por tanto, sobre los archivos aunque no se tenga conexión a Internet y sincronizarlos con la versión del servidor más tarde. Así, es posible iniciar un viaje en tren, autobús o avión y trabajar sin conexión durante el trayecto para recuperarla cuando haya finalizado, momento en que se sincronizarán las dos versiones y se validará la más reciente. Zoho fue el primero en incorporar esta opción, paradójicamente con Gears, una tecnología de Google. Docs lo añadió en 2009, mientras que Thinkfree utiliza un programa convencional para desarrollar esta tarea.
Con el fin de crear documentos en colaboración, Google Docs es la mejor opción por su mayor facilidad de uso, mientras que Zoho es una apuesta segura para los interesados en disponer de diversas aplicaciones en un solo sitio destacando, además, por su hoja de cálculo. Por su parte, Thinkfree atrae a quienes desean trabajar en un sistema similar al Office tradicional, aunque la utilización que hace de Java origina que sea más lento en tareas como abrir o guardar los contenidos cuando se trabaja en conexión a la Red.
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Google Docs | Zoho | Thinkfree |
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| Soportan Office 2007 | No | Sólo el .docx | Sólo el .docx |
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| Soportan ODF | Sí | Sí | No |
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| Exportan a PDF | Sí | Sí | Sí |
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| Número de programas | 4 | 12 (en su versión personal) | 4 |
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| Edición en grupo simultánea | Sí | Sí | No |
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| Capacidad del documento que se puede subir | Documentos: 500 KB; Presentaciones 10 MB; Hojas de cálculo 1 MB, PDF 10 MB | 10 MB | 10 MB |
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| Enviar documentos por correo electrónico | Sí (también creación) | Sí | Sí |
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| Número de tipos de letra | 11 (Verdana por defecto) | 24 (Verdana por defecto) | Las del equipo |
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| Capacidad de almacenamiento | 5.000 documentos y 5.000 imágenes * | 1 GB | 1 GB |
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Google Docs
Lo mejor: Facilidad de uso. Buscador interno dentro de los documentos. Corrector ortográfico.
Lo peor: No exporta bien la alineación justificada. Menor tamaño de los documentos que se pueden importar. Limitación de los tipos de letra.
Aplicaciones
- Procesador de textos
- Hoja de cálculo
- Presentaciones
- Formulario
Características y manejo
El gran punto a favor de Google Docs se halla en su diseño minimalista y su usabilidad. Es sencillo acostumbrarse a esta aplicación y un gran número de sus acciones se hacen intuitivas para quienes manejan de manera habitual programas ofimáticos. Además está traducido al español.
Esta aplicación permite trabajar con los archivos ofimáticos más extendidos, como los de Microsoft Office con su versión anterior a 2007 (los .doc, .xls o .ppt) y los estándares libres de OpenDocument. Exporta a HTML, RTF, CSV y a PDF. Resulta llamativa la ausencia de los nuevos formatos de archivos que Microsoft lanzó con la edición 2007 de Microsoft Office, que sí incluyen parcialmente Zoho y Thinkfree. Igual que Zoho y Thinkfree, Google Docs permite compartir las tareas de creación en dos niveles, uno para invitar a colaboradores y otro sólo a lectores. Hasta 200 personas pueden tener permiso para editar los documentos de texto y las presentaciones, aunque de ellos sólo 10 pueden trabajar en un mismo documento a la vez. En el caso de las hojas de cálculo, el límite de editores asciende hasta 50 de forma simultánea.
Google posibilita la publicación de los contenidos en modo página web con añadidos como un RSS para que otras personas puedan informarse de las novedades. Destaca la opción de traspasar la propiedad de un documento para que, a partir de ese momento, otra persona se convierta en la dueña del mismo. Asimismo, integra un programa para enviar por correo electrónico formularios con distintos tipos de respuestas. Por medio de éste se pueden idear invitaciones, encuestas o confirmar la asistencia a un acto, por ejemplo.
En la página de inicio de Google Docs, los contenidos se clasifican por carpetas gracias a la utilización de Ajax. Destaca el cuadro de búsqueda que rastrea los propios archivos guardados en el servidor con el fin de encontrar los términos deseados. Por otro lado, ofrece plantillas para diferentes documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Una prestación de gran utilidad para crear tarjetas de visita, listas de invitados o llevar la contabilidad doméstica, entre otras tareas.
Siempre que la labor se centra en colaborar en la edición de un documento, la aplicación avisa de que otra persona está realizando ya esta tarea, y lo hace mediante un pequeño letrero que se sobreimpresiona en la parte inferior derecha de la página. En el procesador de textos mantiene sin bloquear la zona del texto que se edita para que otros colaboradores puedan realizar sus modificaciones. Respecto a la hoja de cálculo, muestra con colores las celdas donde otro usuario escribe. Los editores sólo pueden chatear cuando trabajan sobre una hoja de cálculo, una labor útil para coordinarse en equipo. Esta opción no la ofrece ni el procesador de textos ni el software de presentaciones, a diferencia de Zoho, que potencia esta forma de comunicación en sus aplicaciones. Cada documento cuenta con su propia página donde constan todos los cambios efectuados, denominada "Historial de revisiones".
Las aplicaciones básicas
En el procesador de textos destaca su corrector ortográfico, que personaliza su diccionario con los términos que designe el usuario, y sugiere alternativas a los posibles fallos. El sistema de búsqueda resalta de forma automática las palabras con un fondo amarillo. La creación automática de un texto por medio de un correo electrónico (a través de la extracción de la información del cuerpo del mensaje y el asunto) funciona con corrección y respeta los estilos que se hayan añadido en la redacción del mensaje, como las negritas o los enlaces. Sin embargo, el paso inmediato de un adjunto del correo electrónico al programa sin descargarlo es muy lento .
Dispone de 11 tipos de letra, el dato más bajo de los obtenidos en la prueba práctica, con un cuerpo a elegir entre 8 y 36 puntos. Sorprende que no se encuentre la alineación justificada entre sus botones de acceso directo. Se ha comprobado que este tipo de alineación causa problemas cuando se exporta un documento a una aplicación de escritorio (la última línea del párrafo se ensancha en lugar de ocupar la anchura correspondiente).
En las hojas de cálculo se pueden añadir gráficos o "Gadgets", pequeñas aplicaciones que muestran los datos de forma diferente. Por otro lado, es útil la creación de nombres de rango que agrupan varias celdas para simplificar las diferentes fórmulas. Se trata de una de las características más importantes ya que hasta ahora sólo estaba disponible en las hojas de cálculo de sobremesa, las más avanzadas.
Las presentaciones disponen de cinco estructuras predefinidas y fondos de distintos colores. También se pueden insertar imágenes (desde la Web y desde el ordenador del usuario) o vídeos desde YouTube gracias a un buscador integrado. Al igual que Zoho, facilita invitaciones para que otros usuarios puedan disfrutar de la presentación, permitiendo chatear con los mismos a la vez.
Uso sin Internet
El trabajo sin conexión funciona a través de Gears, la aplicación rica de Internet realizada por Google. Se instala con rapidez a partir del enlace "Sin conexión" que se encuentra en la página central de todos los documentos. A Google Docs se puede acceder sin conexión cuando se introduce la dirección http://docs.google.com en el navegador y permite la lectura de las presentaciones y hojas de cálculo, aunque sólo se puede editar el texto. Con el fin de mantener la sincronización de los datos, hay que conectarse de nuevo a la Red. Sólo así el servidor de Google Docs actualizará la última versión.Zoho
Lo mejor: Es el servicio que más aplicaciones ofrece, el más compatible con formatos ofimáticos. Posibilita chatear en los principales programas. Destaca su hoja de cálculo.
Lo peor: Traducción al español incompleta. Su diseño es barroco.
Aplicaciones
- Procesador de textos
- Hoja de cálculo
- Presentaciones
- Correo
- Calendario (agenda)
- Wiki
- Gestor de tareas
- Notas
- Enlaces
- Libreta de contactos
- Creador de libros
- Reunión
Características y manejo
Zoho se caracteriza por el gran número de aplicaciones gratuitas que pone a disposición de los usuarios, 12 en su configuración personal más el añadido de otras dirigidas al público empresarial. Cuenta con un wiki, un programa de correo electrónico, un calendario y un programa para tomar el control de otro ordenador a distancia, de forma que se pueda ofrecer soporte o ayuda técnica. Cifra que supera la oferta de Google Docs y Thinkfree. Estas prestaciones están traducidas al español aunque de una forma incompleta, con algunas palabras en inglés.
Zoho brilla por su compatibilidad con los formatos ofimáticos. Además de trabajar con los del Microsoft Office anteriores a 2007, como Google Docs y Thinkfree, también soporta el ".docx", el sucesor del ".doc" en la versión 2007, los documentos a OpenDocument, el estándar libre; LaTex, un formato indicado para la publicación de libros de forma profesional; SXW, el formato original del Open Office, PDF, RTF, TXTi, CSV, TSV, XHTML y HTML.
Al igual que Google Docs, centraliza todas las aplicaciones en una página, denominada Zoho Personal, aunque no permite acceder de un solo vistazo a todos los archivos sin importar el formato, una configuración que le resta agilidad.
En su programación utiliza Ajax, gracias a lo cual el usuario puede modificar la apariencia con acciones como variar la anchura de las columnas, arrastrar archivos o mover bloques del diseño. Dentro de Zoho Personal se puede acceder al Escritorio, que muestra un resumen de los últimos archivos guardados con las aplicaciones, de los últimos correos electrónicos recibidos y de las próximas tareas recopiladas en la agenda. También se puede acceder a Documentos, donde se permite la gestión de todos los archivos creados que, en total, pueden llegar a ocupar 1 gigabyte. Sólo en una aplicación utiliza Java -en Reunión- ideada para citarse con otras personas con el fin de conversar o para ayudarlas desde el punto de vista técnico porque asume en remoto el control de los equipos.
Zoho facilita la publicación de contenidos en la Web, de igual manera que Google Docs. Aunque el historial de revisiones no resulta tan intuitivo como en Google Docs, cumple su cometido: muestra las personas que editan el documento en ese mismo momento. Su principal ventaja es que permite chatear mientras se edita no sólo en el procesador de textos, sino también en la hoja de cálculo o en el software de presentaciones. Además calca la configuración de los chats tradicionales y posibilita el envío de mensajes en privado o al canal público si hay varios editores. Sin embargo, la velocidad en las labores de edición es menor respecto a Google Docs. La razón es que cuando una persona hace cambios en un documento se bloquea el párrafo o contenido en cuestión para que otro no borre los cambios realizados en ese preciso instante.
Por otra parte, ofrece más prestaciones que el resto de los servicios analizados en el manejo del programa en móviles o a través de complementos para el navegador. Dispone de una versión para el iPhone del procesador de textos, la hoja de cálculo y el software de presentaciones y otra para los terminales con sistema operativo Windows Mobile. Por otro lado, incluye un complemento, Zoho Plugin -instalado en el Microsoft Office para guardar los textos y las hojas de cálculo en Zoho- con el fin de obtener una copia de seguridad o favorecer la colaboración en grupo. También ha realizado un complemento para Internet Explorer y Firefox que abre directamente los documentos con Zoho desde el menú del botón derecho. Otro aspecto positivo es que no se necesita registrarse en esta compañía para utilizar el servicio porque se puede acceder con los datos de las cuentas de Yahoo! y Google.
Las aplicaciones básicas
El procesador de textos no está diseñado con la sencillez del de Google Docs y los iconos se han colocado de manera desordenada. Por otro lado, es el servicio con mayor cantidad de tipos de letra, 24, con un tamaño que va de los 8 puntos a los 36, y sus prestaciones son más numerosas que en Google Docs. Se agradece la opción de "Page Setup", situada en la parte superior de la página (su utilidad es la de poner un logotipo o el número de página, por ejemplo) y la parte inferior (para los datos de contacto).
Al igual que en la aplicación del popular buscador, permite insertar una hoja de estilo CSS. Se puede configurar también el espacio entre líneas, una característica con la que no cuenta Google Docs. La exportación del documento para trabajar después en un programa tradicional funciona bien y los estilos aplicados se trasladan sin problemas.
La hoja de cálculo de Zoho reúne más prestaciones que sus rivales; puede realizar macros, vincularse con datos externos a partir de RSS o CSV, crear tablas pivote o dar un formato condicional a las tablas. El programa de presentaciones proporciona más de 50 plantillas prediseñadas, de fácil acceso, a diferencia de Google Docs, donde deben buscarse en una página aparte. Además, cuenta con una surtida variedad de formas, clip arts, flechas, leyendas o estrellas. Como en el caso de Google Docs, se puede enseñar la presentación mientras se chatea con otras personas. Sin embargo, no permite introducir vídeos dentro de la misma.
Uso sin Internet
El procesador de textos de Zoho es la única aplicación junto con el correo electrónico que puede funcionar sin conexión a Internet gracias a Gears. Un enlace en la parte superior, denominado "Go offline", permite pasar a este modo y descargar al ordenador un determinado número de documentos a elección del usuario en los que se puede trabajar sin necesidad de conectarse a Internet. Para diferenciar el modo, la parte superior de la pantalla se torna gris. Cuando se regresa a la Red, Zoho informa de las versiones modificadas y avisa al usuario de que se van a sobrescribir con la versión local, una opción que se puede rechazar.
Thinkfree Online
Lo mejor: Su aspecto casi idéntico a los Office de escritorio. Numerosas prestaciones para la edición de textos.
Lo peor: Lentitud en la carga de Java. Imposibilidad de que trabaje más de una persona a la vez en la edición de un documento.
Aplicaciones
- Procesador de textos
- Hoja de cálculo
- Presentaciones
- Notas (para incluir elementos de la web en documentos)
Características y manejo
Thinkfree es un caso singular dentro de las aplicaciones web ofimáticas porque no permite la edición simultánea, como sí sucede en el caso de Google Docs o Zoho. Esta característica obliga a realizar una edición individual, ya que no deja trabajar a varias personas sobre un documento, por lo que le resta agilidad al proceso. Un inconveniente que se agudiza porque ni siquiera se facilita el envío del archivo a otra persona, tarea que exige salir del editor. Tampoco dispone de un sistema de chat, innecesario según este planteamiento.
Los documentos se comparten de manera distinta porque el sistema crea un enlace a una página web para visualizar el documento y luego brinda la posibilidad a los que no son usuarios de descargarlo para su edición en una aplicación ofimática tradicional, y de editarlo a los que sí lo son.
La gran apuesta de Thinkfree consiste en que estéticamente se asemeja bastante al aspecto de Microsoft Office hasta el lanzamiento de la versión 2007 y al actual diseño de Open Office. Así, en su manejo logra transmitir la sensación de que se utiliza una aplicación instalada en el ordenador. Ahora bien, esta impresión se frustra por los retrasos que ocasiona el uso de Java cada vez que se abre o se guarda un documento. Si se desea escribir un texto hay que esperar alrededor de un minuto mientras Thinkfree carga el Java de la ventana emergente. Durante la prueba de uso, Java ha dado errores y no se ha podido abrir el documento deseado, un inconveniente que se soluciona borrando la caché de Java y reiniciando el ordenador. Otra desventaja radica en que no está traducido al español, aunque sí cuenta con un corrector ortográfico en nuestra lengua.
Al igual que Google Docs, se centra en las aplicaciones básicas de la ofimática y como extra ofrece "Note", un editor WYSWYG que permite escribir en blogs y sitios web. Su tarea consiste en simplificar el añadido de vídeos de YouTube, fotos de Flickr y mapas de Yahoo! en combinación con la creación de los contenidos ofimáticos de esta suite. Por otro lado, como Google Docs y Zoho, ofrece la posibilidad de publicar los documentos en otros sitios web.
Tal y como caracteriza a Zoho, no exige que los usuarios se registren en su sitio, y pueden utilizar su servicio directamente todas las personas que se hayan abierto una cuenta de Google. Thinkfree soporta el formato de texto del Office 2007 (.docx), los del Office tradicional, más RTF, TXT, PDF, XML y HTML. Es sorprendente que no permita almacenar en ODF, el estándar de Open Document aprobado por la ISO, a diferencia de Google Docs y Zoho. Sin embargo, es de gran utilidad que permita guardar de forma directa los archivos al ordenador. De esta forma, no se necesita exportarlos como sucede con Google Docs o Zoho sino que se puede trabajar de manera directa, aunque el programa funcione desde el navegador.
Las aplicaciones básicas
El procesador de textos dispone de una gran variedad de tipos de letra porque los toma del propio ordenador, y el tamaño de los mismos es el más amplío de todos los de la prueba de uso, desde 8 hasta 72 puntos. Cuando se trata de teclear las palabras o introducir estilos, el programa funciona muy bien, aunque se demora en guardar los documentos. Por sus características, es completo y permite realizar formatos de texto avanzados, con más opciones de edición que sus rivales.
Por otra parte, las hojas de cálculo se sitúan en un nivel intermedio en cuanto a prestaciones entre Zoho, la mejor opción en este campo, y Google Docs. En las presentaciones cuenta con mayor número de opciones que los otros dos servicios; se pueden incrustar vídeos (AVI, MPEG, MOV), imágenes de Flickr o del ordenador, archivos de sonido MP3, WAV o MIDI y añadir animaciones personalizadas a cada diapositiva.
Uso sin Internet
Thinkfree también se diferencia de la competencia en su uso sin conexión a la Red. Opta por un programa bastante pesado (más de 40 megabytes) que logra agilizar el funcionamiento de la versión en línea y facilitar la sincronización de documentos cuando se trabaja desconectado. A diferencia de la versión en línea, que sólo se encuentra en inglés, este programa sí incluye la traducción al español. Además, se puede instalar en Windows, Mac OS X y Linux.
